Έχεις καθόλου συμβουλές για το πώς ηγείται κανείς ενός meeting; Μόλις πήρα προαγωγή και πρόκειται να ξεκινήσω να «τρέχω» τα μεγάλα εβδομαδιαία meetings μας. Αισθάνομαι πολύ αγχωμένη!

Το ένστικτό σου, αυτό που σε κάνει να ανησυχείς για την ανάληψη αυτής της ευθύνης είναι κατανοητό. Τα meetings μπορούν να είναι βαρετά και αναποτελεσματικά, ειδικά όταν εμπλέκονται πολλά άτομα. Αποτελούν επίσης, ένα είδος «αντανάκλασης» προς τον ηγέτη και είτε βοηθούν είτε εμποδίζουν το σημαντικό έργο που έχει αναλάβει να φέρει εις πέρας η ομάδα σας.

Θεωρώ ότι οι ομάδες μάλλον τείνουν προς τα δύο άκρα: από τη μία πλευρά πραγματοποιούν υπερβολικά πολλά meetings που είναι περιττά και συνήθως στερούνται συγκέντρωσης σε ένα συγκεκριμένο θέμα ή κάνουν ελάχιστες συναντήσεις με αποτέλεσμα κανείς να μην επικοινωνεί με κανέναν. Παράλληλα, πάσχουν από κακή συμπεριφορά και ασυνέπεια. Αργούν να ξεκινήσουν, υπάρχει βιασύνη και ασαφές πρόγραμμα, συμμετέχουν σε αυτά άτομα ακατάλληλα και παρεκκλίνουν με άσχετες συζητήσεις. Τα «κακά» meetings στερούνται της προσοχής των «μελών» τους, του νοήματος αλλά και της δυναμικής για να προωθήσουν τη συνεργασία. Παρακάτω βλέπεις τρόπους για να μάθεις πώς γίνονται με το σωστό τρόπο.

1. Πάντα να ξεκινάς με ένα πλάνο.
Η διεξαγωγή ενός καλού meeting χρειάζεται προετοιμασία, ικανότητα και στρατηγική, οπότε μην το παίρνεις ελαφρά τη καρδία. Καταρχάς, σκέψου το στόχο του και τι προσπαθείτε να κατορθώσετε. Ιδού οι τρεις γενικοί στόχοι στους οποίους πρέπει να εστιάζουν τα meetings σας:

-Επικοινωνία

Οι συναντήσεις είναι μια ευκαιρία για τους ανθρώπους να επικοινωνούν και να ακούσουν πάνω σε τι δουλεύει ο καθένας. Είναι χρόνος για να υπάρχει ενημέρωση σχετικά με τα projects, τον προγραμματισμό, τα χρονοδιαγράμματα και τους στόχους. Είναι επίσης ώρα για συζήτηση και επίλυση προβλημάτων αν χρειάζεται. Είναι η σωστή στιγμή κατά την οποία ο καθένας μπορεί να μιλήσει και να εκφράσει τις απόψεις του.

-Ευθύνες
Οι συναντήσεις είναι η κατάλληλη στιγμή για να ελέγξεις την πρόοδο που γίνεται και τις προθεσμίες. Είναι ένας τρόπος για να τσεκάρεις ότι όλοι είναι όντως υπεύθυνοι σε σχέση με ό,τι έχουν αναλάβει να κάνουν. Τα meetings διατηρούν τα έργα και τους ανθρώπους σε εγρήγορση.

-Σχεδιασμός
Οι συναντήσεις είναι ένας τρόπος για να παραμένετε ενεργοί, να αντιμετωπίζετε- προβλέπετε πιθανά μελλοντικά προβλήματα ώστε να υπάρχει λύση πριν χρειαστεί να τα «λουστείτε», να «χτίζετε» στρατηγικές και να ανταλλάσσετε ιδέες για το επόμενο βήμα. Πολλά meetings αποκλείουν αυτό το ουσιαστικό κομμάτι και επικεντρώνονται μόνο σε όσα πρέπει να γίνουν, αλλά νομίζω ότι αυτό το σημείο είναι ζωτικής σημασίας.

Κάθε εβδομάδα πριν από την εκάστοτε συνάντηση, να είσαι σαφής σχετικά με το τι θέλεις να επιτύχετε και το πως διαχωρίζεται η επιτυχία από την αποτυχία. Αυτό θα σε βοηθήσει να διατηρήσεις τη θέση του επικεφαλής, και άρα να μπορείς να βελτιώνεις συνεχώς τον τρόπο με τον οποίο οργανώνεις και εκτελείς το εβδομαδιαίο meeting.

2. Διαχειρίσου τις διαφορετικές προσωπικότητες στο δωμάτιο.
Το μεγαλύτερο εμπόδιο στο «οδόστρωμα» του meeting είναι οι συμμετέχοντες σε αυτό. Οι άνθρωποι είναι περίπλοκοι επειδή διαφέρουν ως προς τη σκέψη και τις προσωπικότητές τους, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει συγκρουόμενες δυναμικές. Ο ευκολότερος τρόπος κατανόησης και καθοδήγησής τους είναι να τους διαχωρίσεις σε δύο κατηγορίες: τους εξωστρεφείς και τους εσωστρεφείς.

Οι εξωστρεφείς είναι ενεργητικές προσωπικότητες που τους αρέσει να εκφράζουν τις σκέψεις και τα συναισθήματά τους την ώρα που συμβαίνουν. Αυτοί οι άνθρωποι απολαμβάνουν μία «ζωντανή» κουβέντα και είναι δραστήριοι όσον αφορά στην επίλυση προβλημάτων και την ανταλλαγή ιδεών. Το πιο πιθανό είναι να αντιμετωπίζουν τα θέματα που προκύπτουν επί τόπου και να αντιδρούν. Τείνουν να μην τους αρέσει πολύ να σκέφτονται ομαδικά, αντιθέτως αμφισβητούν τις νόρμες και τις ιδέες των άλλων, προτρέποντάς τους να διαφωνήσουν για αυτό που θεωρούν ότι είναι το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα. Είναι καλοί στο να παρακολουθούν τη γενική εικόνα και να σκαρφίζονται ιδέες και λύσεις.
Παρόλο που οι εξωστρεφείς είναι εξαιρετικοί στο να ωθούν τους πάντες να σκεφτούν διαφορετικά, μπορούν να αποτελέσουν πρόβλημα όταν προσπαθούν να κυριαρχήσουν στη συζήτηση (χωρίς να αφήνουν περιθώρια στους άλλους να συμβάλλουν). Έχουν μία τάση να αποδιοργανώνουν τους πάντες εκτροχιάζοντας τις κουβέντες και τους προγραμματισμούς. Συνήθως δε, δεν είναι συνεπείς στην ώρα διεξαγωγής του meeting.

Οι εσωστρεφείς στον αντίποδα, είναι παθητικές προσωπικότητες που τους αρέσει να σκέφτονται πριν μιλήσουν. Το μεγαλύτερο μέρος της «ομιλίας» τους, το κάνουν… στο κεφάλι τους. Δεν τους αρέσει να εκφράζονται αυθόρμητα· θέλουν να είναι ακριβείς ή έστω να τα έχουν καλοσκεφτεί όλα πριν ανοίξουν οποιοδήποτε θέμα. Για το λόγο αυτό, έρχονται προετοιμασμένοι για να συζητήσουν θέματα, καθώς θεωρούν ότι έτσι οδηγούνται σε καλύτερα αποτελέσματα. Τείνουν επίσης να είναι παθητικές προσωπικότητες που τους αρέσει να συμβαδίζουν με την ομάδα. Δεν θέλουν τις αναταραχές και αισθάνονται ότι έτσι διαταράσσονται οι συνεργασίες. Δε διακόπτουν τους ανθρώπους και μερικές φορές προτιμούν να μην ανοίξουν καθόλου το στόμα τους, αλλά να κάθονται και να ακούν.

Παρότι οι εσωστρεφείς είναι χρήσιμοι για τη δημιουργία ενός ήρεμου και σταθερού περιβάλλοντος, κάτι τέτοιο γίνεται αντιπαραγωγικό εάν δεν εκφράζουν τη γνώμη τους στα meetings, αλλά αντ ‘αυτού να μιλούν εκ των υστέρων δημιουργώντας ένα περίεργο κλίμα. Επιπρόσθετα, ενδέχεται να μένουν κολλημένοι στα της ημερήσιας διάταξης και με τον τρόπο τους να μην επιτρέπουν ανοιχτές συζητήσεις ή την αμφισβήτηση των κανόνων που αραιά και που χρήζουν επανεξέτασης.

Η διαχείριση διαφορετικών προσωπικοτήτων έχει να κάνει πολύ με την ικανότητα διαχείρισης των συγκρούσεων με παραγωγικό τρόπο. Ιδανικά, χρειαζόμαστε meetings στα οποία όλες οι ιδέες τίθενται επί τάπητος, η σκέψη αμφισβητείται, ακούγονται διαφορετικές απόψεις και εξετάζονται τα γεγονότα και η ακρίβεια αυτών.

Το πιο σημαντικό από όλα όμως είναι το εξής: Μη δαιμονοποιείτε έναν τύπο προσωπικότητας, είτε επειδή είναι διαφορετικός από εσάς ή την ομάδα, είτε γιατί σας κάνει να νιώθετε άβολα. Οι χειρότερες συναντήσεις είναι εκείνες στις οποίες όλοι είναι οι ίδιοι, για παράδειγμα όταν φωνάζουν ο ένας στον άλλο ή συμφωνούν επειδή φοβούνται μην ενοχληθεί κάποιος. Η ποικιλία στη σκέψη είναι εκείνη που δημιουργεί τις πιο σπιρτόζες συνομιλίες και τις καλύτερες ιδέες.