Η εργασία εξ αποστάσεως είναι αναμφίβολα σε άνοδο, αλλά παρουσιάζει ένα μοναδικό σύνολο προκλήσεων και ευκαιριών για τους ηγέτες, που πρέπει να διευθύνουν επιτυχώς τις επιχειρήσεις τους.

Στην εταιρεία με έδρα την Καλιφόρνια, Jennifer Bett Communications, η Jennifer Bett Meyer, επικεφαλής του γραφείου στην West Coast και η Melissa Duren Conner, επικεφαλής της έδρας των 30 εργαζομένων στην East Coast, εργάζονται εξ αποστάσεως. Οι δύο συνεργάτιδες καταλαβαίνουν από πρώτο χέρι ότι χρειάζεται να εργαστούν άψογα για να αναπτυχθεί η επιχείρησή τους, δουλεύοντας από απόσταση.

Οι δυο γυναίκες, λοιπόν, μοιράστηκαν τα δικά τους μυστικά για μια ομαλή κι επιτυχή συνεργασία εξ αποστάσεως:

Εμπιστοσύνη: Οι κοινές αξίες είναι οι βάσεις για την οικοδόμηση εμπιστοσύνης και είναι απαραίτητες όταν δουλεύεις από το σπίτι. Δεν μπορείς πάντοτε να συμβουλεύεσαι τους πάντες για τα πάντα, συνεπώς η εμπιστοσύνη είναι το κλειδί όταν παίρνεις μια μονομερή απόφαση.

Jennifer: “Για τα πρώτα χρόνια, η συνεργάτις μου Melissa κι εγώ είχαμε ένα τελετουργικό, όπου μετά από κάθε νέα επαγγελματική συνάντηση, κάναμε ένα ενδιάμεσο έλεγχο μεταξύ μας για να διαπιστώσουμε αν ο υποψήφιος πελάτης ήταν κατάλληλος για εμάς. Καθώς βγαίναμε από οποιαδήποτε συνάντηση, μπορούσαμε πάντα να διαβάζουμε το πρόσωπο του άλλου προσώπου και να ανακαλύπτουμε αυτό που πιστεύαμε. Τώρα που δεν κάνουμε μαζί όλα τα meetings, μάθαμε να στηρίζουμε τα χρόνια εμπιστοσύνης μεταξύ μας για να αισθανόμαστε πλήρη βεβαιότητα ότι το άλλο πρόσωπο ξέρει αν ένας νέος πελάτης είναι σωστός για την επιχείρησή μας. Αυτό ήταν ιδιαίτερα σημαντικό όταν κάποιος από εμάς κλείνει έναν πελάτη χωρίς ο άλλος να συναντά καν τον πελάτη. ”

Melissa: “Η εμπιστοσύνη είναι κάτι που είχαμε από την πρώτη μέρα. Εμείς επικοινωνούμε υπερβολικά και αναλύουμε λεπτομερώς όλες τις πτυχές της επιχείρησής μας, ώστε να υπάρχει πλήρης διαφάνεια. Κατανοούμε ότι η σχέση μας είναι μοναδική με αυτόν τον τρόπο, αλλά για όποιον θέλει να οικοδομήσει εμπιστοσύνη με τον επιχειρηματικό εταίρο του, είναι σημαντικό να ξεκινήσετε με ένα παρόμοιο σύστημα αξιών. Όταν πρόκειται να πάρετε μεγάλες αποφάσεις για την εταιρεία, βοηθάει πραγματικά να γνωρίζετε ότι μοιράζεστε μια ηθική πυξίδα και ως εκ τούτου μπορείτε να πιστεύετε στις επιλογές του συνεργάτη σας. ”

Ωράριο: Νέα ωράρια σημαίνουν νέες ώρες εργασίας και μια μετατόπιση για να προσαρμοστούν στο νέο πρόγραμμα της ομάδας σας. Υπάρχουν περιπτώσεις που οι εργαζόμενοι δουλεύουν από διαφορετικές χώρες – αλλαγή ζώνη ώρας

Melissa: “Με τη διαφορά των ωραρίων, κάνουμε μια προσπάθεια να είμαστε πολύ προσεκτικές στη διαθεσιμότητα του άλλου. Κάποιες μέρες χρειάστηκε να φύγω νωρίς για να είμαι με την κόρη μου. Η Jen ξέρει ότι αυτή δεν είναι η ιδανική στιγμή για να με ψάξει, οπότε έχουμε δημιουργήσει νέο ωράριο ρουτίνας, που βολεύει και τις δυο μας.”

Jennifer: “Είμαι πρωινό άτομο και ξυπνάω πολύ νωρίς. Η μέρα μου πάντα αρχίζει με μια κλήση προς τη Melissa στο δρόμο μου προς το γραφείο. Κάνουμε τον καθημερινό μας έλεγχο, εφόσον είναι ακόμα πρωί στo East Coast, όπου διαμένει η Melissa. ”

Ταξίδι: Καθιέρωση ενός τακτικού χρονοδιαγράμματος ταξιδιού για να επισκέπτεσαι το γραφείο του συνεργάτη σου όσο πιο συχνά γίνεται, δημιουργώντας παράλληλα ευκαιρίες για τα μέλη της ομάδας να εργάζονται εξ αποστάσεως σε άλλα γραφεία.

Jennifer: “Όταν μετακόμισα στο Λος Άντζελες και άνοιξα το γραφείο στο West Coast, δεσμεύτηκα ότι θα πήγαινα στην έδρα μας στη Νέα Υόρκη τουλάχιστον μία φορά το μήνα για μερικές μέρες, αν όχι πιο συχνά, όπως ήταν απαραίτητο. Ανοίγοντας το γραφείο στο LA και κάνοντας το West Coast το νέο σπίτι μου, ήξερα ότι είχα την ευθύνη να διατηρήσω μια ισχυρή παρουσία στη μητρική μας εταιρεία.”

Melissa: “Επισκέπτομαι το γραφείο στο LA μία φορά τους 4 μήνες (τουλάχιστον), αλλά δεν είναι αρκετό. Με μια ομάδα περίπου 30 ατόμων στο γραφείο της Νέας Υόρκης, γνωρίζαμε ότι τα συχνά ταξίδια για όλο το προσωπικό μας θα ήταν το κλειδί στην πραγματική ενσωμάτωση και των δύο γραφείων μαζί. Φροντίζουμε να πετάμε με το προσωπικό μας στη Νέα Υόρκη για να συνεργαστούμε με την ομάδα του γραφείου στο LA. Έτσι, βοηθάμε να σφυρηλατήσουμε δεσμούς μεταξύ των γραφείων για μια ομαλή συνεργασία. ”

Τεχνολογία: Η δημιουργία νέων καναλιών Slack παρέχει έναν τρόπο να διατηρείτε στενή επικοινωνία για επιχειρηματικά θέματα, ενώ το FaceTime βοηθά στην ενίσχυση της φιλίας του εταίρου. Δεν μπορείτε να βασίζεστε μόνο σε κλήσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Jennifer: “Ξοδεύουμε περισσότερο χρόνο σε βίντεο από όσο πραγματικά χρειαζόμαστε. Περάσαμε πέντε χρόνια καθισμένες η μία δίπλα στην άλλη και η επικοινωνία δεν ήταν κάτι που έπρεπε να εξετάσουμε σε ένα στρατηγικό, συνειδητό επίπεδο. Θα μπορούσαμε εύκολα να μιλάμε η μία για την άλλη, όλη την ημέρα. Ήταν μια μαθησιακή εμπειρία για εμάς και έπρεπε να αναπτύξουμε πολλά νέα κανάλια Slack για να βοηθήσουμε να εξελιχθεί η συνεργασία μας. Αυτά τα νέα κανάλια μάς επιτρέπουν να επικοινωνούμε καλύτερα στο επιχειρηματικό μέτωπο, αλλά χρησιμοποιούμε και το FaceTime πολύ περισσότερο. Η Melissa με παίρνει στο FaceTime, όταν είναι στο σπίτι με την κόρη της κι αυτό έχει διατηρήσει την προσωπική μας σχέση αναλοίωτη.”

Βάσεις επαφής: Ενώ επικοινωνείτε με τον συνεργάτη σας σε πραγματικό χρόνο καθ ‘όλη τη διάρκεια της ημέρας, είναι σημαντικό να θέσετε κάποιο χρόνο στο ημερολόγιό σας για να μιλήσετε 100% επαγγελματικά – κάτι που ίσως δεν χρειάζεστε όταν βρίσκεστε στο ίδιο γραφείο ή δίπλα στον άλλο.

Jennifer: “Μιλάμε τόσο συχνά, αλλά φροντίζουμε να δημιουργήσουμε επίσημες συναντήσεις. Δύο φορές την εβδομάδα, η Melissa αφιερώνει χρόνο για να συζητήσουμε προτεραιότητες και στρατηγικές υψηλού επιπέδου. Μας διατηρεί εντελώς συγχρονισμένες παρόλο τον όγκο εργασίας. “